Учет времени в Альтере

Распространенная модель оплаты в сфере профессиональных услуг — за часы, потраченные на проект или задачу. Так часто оплачивают разработку, SEO и другие услуги — например, работу юристов и бухгалтеров.

Кажется, что здесь нет никаких хитростей: для своего проекта нужно выбрать специалиста с релевантным опытом и оптимальной ставкой. Но в компаниях подрядчиков учет времени настроен по-разному. От этого зависит, как специалисты будут работать над проектом и сколько в итоге будет стоить их работа.

Выделяют две основные модели учета времени: нормированная и точная.

Нормированная модель учета времени

Стандартный рабочий день длится 9 часов. По закону один час отводится на обед, поэтому сотрудник работает 40 часов в неделю, или примерно 160 часов в месяц — это зависит от количества дней.

В оффлайн-бизнесе часто не засекают время, потраченное на работу, а следят, чтобы в нужное время сотрудник был на рабочем месте. Многие специалисты работают на удаленке. Чтобы показать, что они отработали весь день, они запускают таймер, когда начинают работу, и выключают, когда заканчивают.

За это время специалист делает задачи, которые сам запланировал. И иногда отвлекается, чтобы налить кофе, полистать новости, обсудить что-то с коллегой или забрать ребенка из школы.

В чем плюсы такой системы?

Такая схема удобна, когда компании–заказчику нужно именно время специалиста — полный рабочий день или смена. Например, эта модель подойдет, чтобы оплатить работу администратора сайта. Даже если он сделает все плановые задачи, все равно ему придется быть наготове остаток дня, чтобы починить сайт, если что-то сломается.

А какие минусы?

• Сотрудник не тратит все 8 часов на продуктивную работу. Дело не в его безответственности или неорганизованности (хотя иногда и в этом), просто человек так устроен: чтобы продуктивно работать, ему нужно время, чтобы переключиться между задачами, отдохнуть от умственной работы. Иногда сотруднику приходится прерваться и по уважительной причине: например, отключили свет или возникли перебои с интернетом, поднялась температура или нужно экстренно отвезти родственника в больницу.
  
  
• Никто не знает, что сотрудник сделал за день. И это трудно контролировать. Возможно, он продуктивно работал, а может — накручивал часы впустую.
  
  
• Возникает хаос. Когда неясно, кто и чем занят, работа делается, как придется. Иногда получается так, что в конце месяца руководитель просит сдать отчет, а в проекте ничего не сделано: сотрудник постоянно отвлекался на другие задачи или запутался в процессах. Отчитаться перед клиентами или провести работу над ошибками тоже не получится.

Заказчику все равно придется оплатить восьмичасовой рабочий день, вне зависимости от того, как специалист его провел и что сделал. Кроме того, есть работы, которые приносят отложенный результат: например, на SEO или разработку могут уйти месяцы. Когда у клиента нет подробного отчета о проделанной работе и промежуточных точек контроля, сложно оценить, как подрядчик выполняет свою задачу.

Точный учет времени

Точный учет — это когда учитывают не фактический рабочий день, а время, потраченное на каждую задачу. Мы используем такую схему в Альтере. Вот как она выглядит:

• Все задачи ставятся и отслеживаются в специальной программе. Например, в Bitrix 24, Yougile, Redmine или другой. У каждой задачи есть описание, дедлайн и регламент по ее выполнению.
  
  
• Специалист фиксирует время выполнения каждой задачи. Он включает таймер, когда начинает работать над ней, и выключает, когда заканчивает. Поэтому всегда знает, сколько у него задач, и может планировать время с их учетом.
  
  
• Когда специалист завершает работу, постановщику задачи приходит оповещение. Постановщик видит, что сделал исполнитель и сколько времени ушло на задачу.
  
  
• Руководитель в курсе, что происходит на проектах и в любой момент может вмешаться: помочь со сложными вопросами или изменить состав участников проекта.
  
  
• Клиент может запросить подробный отчет по выполненным работам с разбивкой по часам и самостоятельно проверить, какие работы сделаны и сколько времени на них ушло.

Точный учет времени подходит не всем сотрудникам. Это потому, что не все задачи можно объективно измерить в часах. Например, копирайтерам и дизайнерам часто платят за результат — то есть конкретный текст или изображение. Но это внутренняя кухня. В остальном такая модель учитывает минусы предыдущей.

• При нормированном учете непонятно, что сотрудник делал весь день, и нет контроля за процессом. → При точном у сотрудников есть понятные задачи: они сразу видят, что надо сделать и когда. За всем следит руководитель и поможет, если что-то идет не так, или найдет решение проблемы.
  
  
• При нормированном учете тайм-трекинг — это формальность. Клиент оплачивает восьмичасовой рабочий день, вне зависимости от того, как специалист его провел и что сделал. → В точном учете сотрудники фиксируют время, потраченное на задачи по проекту. В среднем специалист продуктивно работает 6–6,5 часов в день — клиент платит только за них.  

Почему 6 рабочих часов выгоднее, чем 8?

Самый простой ответ: потому что нужно платить только за 6 часов, а не за 8. Рассчитываем экономию:

Получается, при таком подходе клиент платит только за продуктивное время, но экономит 25% бюджета. Теперь рассчитаем выгоду в деньгах.

При долгосрочном сотрудничестве, когда клиент и подрядчик работают вместе годами, такой подход получается в разы выгоднее.

Что в итоге:

Точный учет времени — это модель оплаты, которую мы используем на своих проектах. Ее основные плюсы:

✅ Клиент платит только за реальную работу, не переплачивая за перекуры и другие перерывы. В проектное время не входят накладные расходы на найм специалиста, его обучение и контроль, отпуск или больничный.

✅ Работа становится прозрачной. Поскольку некоторые работы имеют отложенный результат, клиенту важно понимать, что именно сделал подрядчик здесь и сейчас. Точный учет показывает, какие задачи выполнили и сколько времени на них потратили — сразу ясно, из чего складывается стоимость работ.

✅ Учет часов помогает наладить процессы внутри компании подрядчика. Поэтому больше вероятность, что она будет системно и стабильно работать над проектом, без простоев. Это значит, что про проект не забудут, и специалисты отработают все принятые обязательства.